Documentation Officer

About Kirby International

Kirby International established in 1976 is a global leader in the designing and manufacturing of pre-engineered steel buildings and structures. Offering customers a wide range of customized, cost effective steel building solutions. Kirby's global spread extends across Middle East, Africa, Asia, Indian subcontinent and South East Asia with production capacity exceeding 400,000 MT annually, operating across 70 countries with workforce of 4,000 people. Kirby International is subsidiary of Alghanim Industries – one of the largest conglomerate in Middle East.

About Kirby South East Asia

Kirby South East Asia started its operation in 2008 with its 50,000 MT annual capacity plant in Vietnam. In its few years of operation Kirby SEA has designed and supplied various buildings in Vietnam, Singapore, Thailand, Malaysia, Philippines, Indonesia, Cambodia, Laos, Australia, Bangladesh and Myanmar markets. Kirby South East Asia is a wholly owned subsidiary of Kirby International.

Responsibilities

- Input data from hard copy into the daily Detail and H-Beam report.

Nhập dữ liệu từ bản giấy vào báo cáo Detail và H-Beam hằng ngày.

- Follow and record the working shift schedule and overtime of the Production Department.

Theo dõi và chấm công lịch làm việc và tăng ca của Bộ phận Sản xuất.

- Monitor and create consumables/PPEs requisitions in the FAST system.

Quản lý và tạo yêu cầu cấp phát vật tư tiêu hao/bảo hộ lao động trên hệ thống FAST.

- Support workers in submitting insurance claims in cases of illness or accident.

Hỗ trợ người lao động làm hồ sơ yêu cầu bồi thường bảo hiểm trong trường hợp ốm đau hoặc tai nạn.

- Liaise with relevant trades to monitor/record workers working time and arrange transportation/food for all production members.

Kết hợp với các bộ phận liên quan giám sát theo dõi giờ làm việc của công nhân để bố trí phương tiện vận chuyển và thực phẩm phù hợp cho bộ phận sản xuất.

- Recording working hours/leaving/company policy compliance of workers.

Theo dõi giờ làm việc/nghỉ phép, nghỉ việc/sự tuân thủ chính sách công ty cho từng công nhân.

- Support production management team in-term of system such as Talent Hub, FAST, ERP, SAP...

Hỗ trợ bộ phận quản lý sản xuất các công tác liên quan đến hệ thống Talent Hub, FAST, ERP, SAP...

- Support other departments to make and record necessary reports/documents and ensure 5S, safety goal of production office.

Hỗ trợ các phòng ban liên quan làm/lưu trữ các báo cáo cần thiết cũng như đảm bảo công tác vệ sinh an toàn cho khối văn phòng sản xuất.

- Other relevant tasks are assigned by Company/BOD/BOM.

Các nhiệm vụ liên quan khác được giao bởi Công ty/Ban Quản Lý/Lãnh Đạo

Qualifications

- College/Bachelor's degree

Tốt nghiệp Cao Đẳng/Đại Học

- At least 3 years in Administration - Production

Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính – Sản xuất.

- Proficient in MS Word and MS Excel.

Thành thạo MS Word và MS Excel.

- Proficiency in Vietnamese communication

Thành thạo tiếng Việt